Het is de laatste vrijdag van de maand en het rapport moet nog gemaakt worden. U opent vijf tabbladen, maakt schermafbeeldingen, plakt ze in een presentatie en probeert achteraf nog een verhaal te schrijven bij cijfers die u eigenlijk al drie weken niet meer bekeken hebt. De volgende maand begint dat proces weer van voren af aan. Een maandrapport hoeft geen research te zijn: het is vijf vaste vragen die u elke maand op dezelfde manier beantwoordt, met dezelfde schermen.

De vijf vragen van een maandrapport

Een bruikbaar maandrapport marketing beantwoordt telkens dezelfde vragen: hoe vaak werd het merk genoemd, hoe verhoudt dat zich tot de concurrentie, wat deden de posities in de zoekresultaten, wat gebeurde er op de socialkanalen, en welke inzichten zijn deze maand opgevolgd. Wie die vijf vragen als vaste kolommen aanhoudt, hoeft niet elke maand opnieuw te bedenken wat er in het rapport hoort, en een nieuwe collega die het rapport overneemt, weet meteen waar hij moet kijken. De cijfers per vraag levert GripIQ; het besluit dat u eraan verbindt, levert u zelf. Een rapport dat alleen cijfers toont zonder besluit blijft een export, geen rapportage, en een directie die maand na maand alleen exports krijgt, stelt op een gegeven moment terecht de vraag waarom er niemand naar kijkt.

Het datumfilter op de vorige maand zetten

De eerste stap is technisch, maar bepaalt of de rest van het rapport klopt: zet het datumfilter op de volledige vorige maand. Dat filter staat op elke pagina, van het dashboard tot Prompts, Keywords, Socials en Web, met vaste presets en een eigen van–tot bereik via een kalender-popover. Alle cijfers, grafieken en lijsten volgen daarna dezelfde periode. Toekomstige datums zijn geblokkeerd, en een eigen bereik dat in het verleden eindigt toont ook echt alleen die periode. Zolang u op elke pagina hetzelfde filter instelt, vergelijkt u appels met appels in plaats van een dashboard van vandaag met een export van drie weken geleden. Een klein detail dat hierbij scheelt: de periodelabel op de KPI-kaarten van het dashboard volgt het gekozen datumfilter mee, zodat u op het scherm zelf kunt zien welke maand er precies bekeken wordt, ook wanneer u het rapport een dag later afmaakt dan gepland.

Per kanaal één cijfer en één verloop

Voor elk van de vier kanalen neemt u niet alles mee, maar één cijfer en één richting. Bij Prompts is dat de Share of Voice over de gekozen maand, met de vraag of die maand hoger of lager uitkomt dan de vorige. Bij Keywords is dat de positie-trend en waar u ten opzichte van de concurrentie staat. Bij Socials is dat de activiteit en de toon van de vermeldingen. Bij Web zijn dat de wijzigingen die op concurrentiewebsites zijn samengevat. Meer cijfers per kanaal maken een rapport niet sterker, ze maken het onleesbaar voor wie het maar één keer doorleest. Wilt u dieper op de Share of Voice-cijfers ingaan, dan leest u de achtergrond in Zo leest u uw Share of Voice-kaart.

Inzichten als besluitenlijst

Het tweede deel van het rapport is geen cijferblok maar een lijst besluiten: welke Insights zijn deze maand behandeld, welke zijn uitgesteld en met welke reden, en welke staan nog open. Elke Insight draagt een status en, bij uitstel, een reden zoals Bespreken, Later of Meer info nodig; die reden verschijnt als pil op de rij en bovenaan het detailpaneel. De kalenderweergave maakt in één oogopslag zichtbaar op welke dagen er iets gebeurd is. Voor de manier waarop u die inzichten wekelijks al zou moeten doorlopen, in plaats van pas aan het einde van de maand, leest u Zo leest u de wekelijkse Insights en zet u ze om in taken. Een maandrapport dat alleen cijfers toont en geen enkele Insight noemt, vertelt niet wat het team die maand heeft gedaan.

De assistent als eerste lezer

Voor u het rapport zelf gaat schrijven, is het efficiënt om eerst de assistent op de projectpagina te vragen naar een samenvatting van de gekozen periode. De assistent beantwoordt vragen in gewone taal over zichtbaarheid, Prompts, Keywords, Socials of Insights, en werkt uitsluitend met de data uit dat project: hij verzint geen cijfers en zegt het wanneer er niets te vinden is. Het antwoord verschijnt terwijl het geschreven wordt, dus u wacht niet op een volledig antwoord voor u verder kunt. Dat maakt hem geschikt als eerste lezer van de maand, niet als vervanger van het rapport zelf: hij levert een aanzet die u nog controleert en aanvult met uw eigen interpretatie, en bij een vraag om iets te wijzigen wijst hij u de plek in de applicatie waar u dat zelf doet. Beheerders die liever in hun eigen werkomgeving blijven, kunnen dezelfde projectdata ook via de MCP-koppeling bevragen vanuit Claude, ChatGPT of Gemini CLI, met een aanmelding via het eigen account en zonder sleutels te hoeven plakken, en het rapport daar alvast opstellen.

Een concreet voorbeeld

Een marketeer die op de laatste vrijdag van de maand begint, zet eerst het datumfilter op de vorige kalendermaand. Op het dashboard leest ze de Share of Voice en de vergelijking met de vorige periode, opent de Keyword Monitor voor de positie-trend, en bekijkt de Insights-kalender voor de maand: hoeveel dagen droegen een groene, gele of rode chip, en welke uitstelredenen komen terug. Dat laatste is vaak het interessantste onderdeel van het rapport: een reeks "Meer info nodig" op dezelfde soort Insight wijst op een terugkerend hiaat, geen toeval.

Wat u nu kunt doen

  • Zet het datumfilter voortaan als eerste stap op de volledige vorige maand, op elke pagina die u voor het rapport gebruikt.
  • Neem per kanaal niet meer dan één cijfer en één richting op, en laat de rest weg.
  • Sluit het rapport af met de Insights die die maand een status kregen, niet alleen met de cijfers.

Wilt u zien hoe een maandrapport er met uw eigen merk en concurrenten uitziet? Vraag een demo aan.